24/06/2014

Combien d'argent ai-je jeté par les fenêtres aujourd'hui ?

En matière de documentation produits, voici trois pistes pour brasser de l'air et dépenser à tour de bras :







  • passer 4 h 45 à rédiger le chapitre "Généralités" ... que l'utilisateur ne va pas lire.

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    Suzie-la-Terreur
    Et voici Suzie-La-Terreur (terreur des équipes de rédaction) pour qui la documentation
    technique, c'est comme l'oie que l'on promène dans les rues de New York : décalée, rutilante, humoristique, hors contexte, futile... risible !

    Son manuel sur papier glacé est futile, décalé, risible et inutile parce qu'il ne répond pas aux questions précises telle que "comment faire pour modifier les paramètres sans perdre mes enregistrements précédents" que se pose l'utilisateur.

    Par contre, ledit manuel se contente de ressasser les évidences. Sous Software Update, il est effectivement impératif d'ajouter qu'il faut avoir installé la version précédente avant de mettre à jour !



    Aucune raison  de se pavaner dans les salles de réunion avec le manuel de 450 pages  si l'utilisateur s'en sert comme rehausseur de siège !

    Bien sûr, Suzie-et-son-oie-à-New-York (Photo de Ruth Jacobi, 1928nous plaisent beaucoup  : elles feraient un excellent fond d'écran . 
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    Suzie-la-dispendieuse
    Transposée dans le monde de la rédaction technique, Suzie ne génère qu'une chose : REJET ! Cette documentation est coûteuse parce qu'inexploitable : aucun utilisateur ne va y trouver rapidement la réponse à sa question.  Ce faisant, Suzie a tout fait pour détruire l'image du métier et confirmer que la documentation ne sert à rien, sauf à générer des coûts inutiles !
     En cela, elle se rapproche du rédacteur de Dany Boon (celui qui explique en 5 langues comment démarrer le micro-ondes)
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    Comment s'en sortir ? Où est l'alternative ?

    Ne donner à l'utilisateur que ce dont il a besoin !... c'est la base du "Minimalism: creating information people really need"

    Il s'agit d'une formation exclusivement basée sur la _pratique_: vous apportez vos
    documents et vous repartez avec VOTRE DOCUMENTATION passée au crible du minimalisme.

    Le prochain Atelier (en anglais) "Minimalist documentation" aura lieu les 29 et 30 septembre 2014 à Liège - Seraing (Belgique)...l'oie de Suzie-la-Terreur vous y attend ;-)

    Minimalist documentation : is this workshop for you?


    • Is your management asking you to reduce documentation costs? 
    • Do you create information that few customers use? 
    • Do you have fewer people to create and maintain the volume of information you've created in the past? 
    • Are you pursuing content management and structured writing?
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    Attending a "minimalism" workshop          
    If your answers are "yes,"a minimalism workshop meets your needs directly. Minimalist documents take time and effort to design, but once you have them in place, the savings are clear. Minimalist documents cost less to produce, are easier to maintain, and reduce requests for customer support.

    ________________________________________________________________________    Minimizing your production costs

    Minimalism is the key to getting the maximum return on your single-sourcing investment.



    Minimalism isn't only for simple products or targeted at beginners. A minimalist approach makes complex products easier to understand and gets critical information more directly into the hands of experts.

    People attending this workshop report they've reduced their documentation by 50 to 75 percent.


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    Taking your documentation to the mobile world

    Is your documentation going mobile? Did you know that Mobile content is twice as difficult ?

    Minimalism is designed for your needs (or do you
    want to copy-paste your PDF manual on your mobile screen?...) 


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    Workshop: Is it really for me ?
    This workshop offers a hands-on approach: You work on your own documents for more than 50 percent of class time. Be sure to bring a sample of past work, work-in-progress, or planned work that you want to trim. If you have a team working on reducing document size and cost, we recommend coming to the workshop together.

    You will learn to:
    •     Evaluate when minimalist strategies should be used
    •     Know the four basic principles of minimalism
    •     Understand why you must motivate users
    •     Promote learning by doing rather than by reading
    •     Evaluate what to trim and why
    •     Focus on troubleshooting advice
    •     Identify opportunities to replace text with graphics
    •     Get maximum value from graphics
    •     Write, edit, and review documents for minimizing
    •     Prioritize your efforts when resources are slim
    The next workshop is scheduled 29-30 september 2014 at the heart of Europe, in Liège-Seraing, at the crossroads between Belgium, the Netherlands and Germany. 
    ________________________________________________________________________Why is minimalism so popular today?

    People prefer that information be in the context of their goals, their tasks, and their working environment. If they can find information that directly tells them how to reach their goals, they are much happier than if they have to extrapolate from disparate facts. They would like to have information that presents them with realistic scenarios and shows how the goals of the scenarios are best accomplished. They prefer hints, tips, and tricks that show them the best way to get a task done.

    07/06/2014

    Minimalisme: principe n° 2 "L'outil intégré dans la tâche"

    Oui, mais, ... qu'est-ce que cela veut dire au moment de la conception de la documentation ?


    Anchor the tool in the task domain

    Disons : "l'outil doit être considéré par rapport à la tâche"
    Dr. Hans van der Meij nous l'explique : 
    • For most users, an application is a tool they want to use to achieve objectives in their own task domain. 
    • The tool is merely a means; it is almost never an end in itself. 
    • The designer should therefore select or design instructional activities that are real tasks.

    Les vraies tâches : comment les approcher ?

    Il s'agit, entre autre, de prendre en compte l'utilisateur (et non pas l'outil) avec :

    • son environnement de travail / ses conditions de travail 
    • son savoir-faire / sa formation initiale et continue 
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    Sergio, le monteur

    Par exemple, Sergio,expert monteur de lignes électriques, aimerait beaucoup que la documentation fournie pour les nouveaux boîtiers de raccordement soit adaptée à
    son savoir-faire existant, mais aussi à ses conditions de travail.

    Pour cela,  le rédacteur prend soin de fournir un plan détaillé des circuits des boîtiers, convaincu que cette illustration sera utile au monteur.
    Pour que ce soit clair, il le fait imprimer au format A3, le tout bien plié dans le manuel papier au format A4. Beau travail.

    Au moment de grimper au poteauSergio, de son côté,vérifie son équipement : vêtements de protection, chaussures de sécurité, casque, gants de protection, harnais, outillage et
    "grimpettes".

    Question : où va-t-il maintenant glisser le manuel d'installation? 
    Ingénieux, Sergio, vient de trouver une place dans une poche externe du pantalon.

    Et c'est parti pour l'ascension avec grimpettes !

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    Le rédacteur a pensé à tout... sauf à l'essentiel

     Environnement de travail

    En équilibre sur son poteau, Sergio veut vérifier un détail du montage du boîtier. 

    • Comment atteindre l'information pertinente si son environnement de travail joue les trouble-fêtes ? 
    • Comment déplier le schéma de montage au format A3 par grand vent, sous la pluie, ... ou parce qu'il doit impérativement porter des gants ?
    Retour à la case départ : le manuel est inutilisable dans les véritables conditions de travail.

    Savoir-faire : formation initiale, formation continue

    Mais, fichtre, pourquoi est-ce que l'installateur ne lit pas le manuel si bien ciselé pour lui ?


    Et bien tout simplement parce qu'il se base sur son savoir-faire. Ce n'est pas dans VOTRE manuel qu'il apprend le métier. C'est au moment de sa formation initiale.

    Ensuite, il conforte son savoir par transmission par les "anciens". Dans le cas de Sergio, ils sont toujours deux monteurs pour une installation. La transmission de savoir se fait donc sans intermédiaire et in situ.

    Donc, il n'est pas nécessaire de lui expliquer les dangers de l'électricité à haute tension ! Il le sait mieux que le rédacteur et depuis son premier cours !

    En formation continue, nombreuses entreprises chargés de travaux dangereux organisent des réunions régulières  avec tous les opérateurs pour analyser une ou deux procédures  du manuel.
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    Alors que faire ? 
    Le rédacteur doit-il tout simplement abandonner le traditionnel "Guide d'installation" 
    inutilisable en situation réelle ?

    Non, il optera plutôt pour un manuel basé sur le minimalisme en :
    • prévoyant des fiches cartonnées pour les infos indispensables
    • envisageant la migration des fiches sur support mobile  
    • proposant des supports de formation continue (gamification, bandes dessinées, videos, etc.


    ... et en évitant de démarrer une section du manuel par "1ère étape - coupez le courant". Sergio le sait depuis longtemps !