30/05/2012

Atelier "Documentation & minimalisme" : comment ça marche ?


  
Minimalisme dites-vous... et vous pensez immédiatement art minimaliste, atelier dépouillé, cadre dénudé, quelques bois flottés aux formes improbables, quelques clous et marteaux épars..

Principes de base 
En documentation technique, le minimalisme se base sur quatre solides piliers, les quatre principes de base :

1. Apprendre en faisant
2. Ancrer l'outil dans l'environnement (S'atteler aux vraies tâches)
3. Apprendre de ses erreurs (Troubleshooting)
4. Trouver rapidement l'information (Findability)

L'atelier s'organise autour de ces 4 principes, tels qu'ils sont appliqués en documentation technique.

Chaque étape est complétée

  • par des exemples (oui, "de la vraie vie"...)
  • par l'analyse des documentations de chaque participant 
(oui, comme les Compagnons du Devoir, chacun apporte un exemple de son travail que l'on étudie par petits groupes).
Vous retournez au bureau avec votre documentation retravaillée et minimalisée !



Pratique de montage ... et travaux pratiques
Pour poursuivre sur cette méthode d'application pratique, on poursuit par le montage -toujours en petits groupes- de la dépanneuse à treuil.

    

  •  Quelle équipe sera la plus rapide ?
  • Combien d'explications et d'instructions sont nécessaires pour effectuer le montage complet ?
  • Quel document procédural mènera rapidement à l'accomplissement de la tâche ?

   ....  Vous l'avez dit : c'est tout un art ;-))





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25/05/2012

Le minimalisme... mais ça vient d'où ?



Est-ce le dernier mouvement hype du XXIe siècle ? La documentation technique minimaliste deviendrait-elle "très tendance" ?...
Au risque de vous décevoir : et bien non !

Le minimalisme trouve ses origines dans les travaux de  John M. Carroll (qui n'avait pas l'honneur d'être un authentique "technical writer", lui).
Le manuel fondateur date de 1990 : "The Nurnberg Funnel - Designing Minimalist Instruction for practical Computer Skills", aux éditions du MIT

Le second ouvrage de John Carroll s'intitule "Minimalism beyond the Nurnberg Funnel",  toujours chez  MIT Press.

Effaré de constater que l'on tendait à enseigner les bonnes pratiques de la documentation utilisateur selon les mauvaises pratiques dites "de l'entonnoir de Nuremberg" ("Nurnberg funnel"), En effet, la méthode du bourrage de crâne n'a pas vraiment fait ses preuves (sauf pour l'abrutissement de l'apprenant).
Pire encore : "Carroll observed that modern users are often already familiar with much of what is described in the typical long manual. What they need is the information to solve the particular task at hand. They should be encouraged to do them with a minimum of systematic instruction."
 On notera que, pour Carroll, le fondement de la rédaction technique est bien de donner à l'utilisateur l'information dont il a besoin pour accomplir une tâche, et ceci avec un minimum d'instructions. 


Depuis le premier ouvrage de Caroll, un beau bouquet d'articles a été publié. Prenez le temps de jeter un oeil sur :


23/05/2012

Combien de glu dans votre manuel ?

Lors de ses ateliers, JoAnn Hackos recommande d'éliminer la "glu" dans les documents utilisateurs...

Mais où trouve-t-on cette glu ?

Dans un article publié sur le site DITA.xml.org, JoAnn lance le débat sur la colle qui, justement, colle de trop dans les manuels.


Elle entend par là les portions de texte de transition qui remplissent les pages sans apporter d'information utile à l'utilisateur.

Le texte-colle ?
C'est cette portion qui doit servir à informer l'utilisateur de ce qui va suivre ou de ce qui précèdeComme dans un roman ou dans un feuilleton.

Or, en documentation technique, nous intervenons sur plusieurs formes de communication, mais surtout pas sur le roman !



Chacun son métier : le romancier brode, déroule du texte, introduit de l'affect dans ses écrits, fait jouer les sonorités de la langue, devient poétique... mais ne sait pas comment expliquer, en 8 étapes, comment changer la roue du camion !






Disons que Marcel Proust aurait fait un piètre rédacteur technique...








Mais où est-elle cette glu ?

"In this chapter, you will learn the following:
• How to make a call
• How to answer a call
• How to set up your list of contacts and phone numbers
...and so on."


Cette portion est destinée à annoncer les sections qui suivent, c'est bien gentil, mais est-ce que l'utilisateur a vraiment besoin de cette mise en scène, alors qu'il veut rapidement trouver la réponse à sa question : "comment constituer une liste de correspondants ?"

 
De même, on parle de "colle" en fin de section/chapitre dans l'exemple suivant :

"We have completed the discussion of making a call. Now, we will proceed with the second discussion, that of answering a call".


Cela suppose que l'utilisateur est confortablement installé dans son fauteuil en lisant le manuel de bout en bout et se délectant des instructions numérotées.


Mais sommes-nous près de la réalité ?
  Probablement pas...



L'utilisateur aura ouvert le manuel à contre-coeur, parce qu'il n'aura pas trouvé la solution tout seul.
Il se sera résigné à feuilleter le manuel. 

 
Il ne veut pas le LIRE, il veut la réponse à sa question.




Et que penser de cet autre exemple de "colle" :  
 
Paramétrer votre imprimante 
 Pour paramétrer votre imprimante : 
 1. allumer l'imprimante  

 2. dans la fenêtre "Paramètres", sélectionnez XYZ.
 3. XXX


    En réalité, l'utilisateur ne veut qu'une réponse :

         Paramétrer votre imprimante

      • Sélectionnez Menu-->Paramètres

    15/05/2012

    Quel est le moment propice à une formation au minimalisme ?

     Est-ce vraiment le moment d'envisager une formation ?

    Considérez les trois options suivantes :
    • en entreprise, on vous annonce des nouveaux projets à documenter
    • vous envisagez de changer d'environnement de travail et vous vous positionnez sur le marché
    • vous êtes impliqué dans le tourbillon d'une migration vers DITA

    L'annonce de nouveaux projets


    •  Pour optimiser la documentation, vous suivez une formation au  minimalisme  ...et réduisez le volume et les coûts des manuels
    • Résultat : nouveaux manuels, nouvelles méthodes et process, donc documentation optimisée et plus utilisable !
    La recherche d'un nouveau poste 
    •   Pour vous démarquer par rapport à la concurrence, vous investissez dans une formation qui 
      • parle non seulement aux responsables projet (augmenter l'utilisabilité de la documentation, la rendre plus utilisable, parce que moins lourde, par les utilisateurs) 
      • mais aussi aux responsables financiers (réduire les coûts de production et de maintenance de la documentation ne saurait laisser un directeur financier insensible).

    La migration vers DITA

    DITA vous inquiète ? Le changement annoncé vous laisse dans le doute ? Vous voudriez échapper à DITA ?

    En tant que rédacteur, il n'est pas nécessaire d'apprendre, pendant de longues soirées, tous les marqueurs DITA par coeur. Les développeurs DITA sont là pour cela. 
    Pour vous préparer à DITA,une seule option : le minimalisme !

    DITA oblige le rédacteur à structurer son information en 3 types de rubriques ("les topics") : concept, task ou reference. Les descriptions kilométriques des écrans ou les envolées lyriques sur les "fonctionnalités" ne rentrent pas dans le modèle DITA.

    Le premier principe du minimaliste "Choose an action-oriented approach" est ce que l'on aborde dès les premières heures de formation. En se focalisant sur l'action de l'utilisateur, on compose des rubriques de catégorie "tâches". 

    Et c'est par là que commencent tous les professionnels de la documentation structurée en DITA (voir DITA Best practices de Michelle Carey et Laura Bellamy, pages 15-17, IBM Press).


    Dans tous les cas, sachez qu'en tant que salarié, vous êtes, de fait, éligible aux bénéfices d'un DIF (Droit individuel de Formation).


    14/05/2012

    Minimalisme, formation & DIF (Droit Individuel à la Formation)


    Qu'entend-on par DIF ?

    Le DIF est le Droit Individuel à la Formation : tout salarié est éligible au DIF.

    Les textes régissant le DIF ont été publiés au Journal officiel le mercredi 5 mai 2004 au titre de la loi sur "la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social"


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    Quels salariés sont concernés par le DIF dans l’entreprise ?

    Le DIF concerne les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée (CDI),  et disposant d'une ancienneté d'au moins un an dans l'entreprise.

    Le salarié peut accumuler, annuellement, 20 h de formation minimum, durant 6 ans.

    ________________________________________________

     Quelles sont les formations admissibles au DIF ?

    Ces formations sont fixées par la loi, l’accord de branche ou interprofessionnel. 

    Elles sont limitées à :

    • des actions de promotion permettant d’acquérir une qualification plus élevée,
    • des actions d’acquisition, entretien ou perfectionnement des connaissances,
    • des actions d’acquisition d’un diplôme.

    La formation au minimalisme entre dans le cadre des "actions d'acquisition, entretien ou perfectionnement des connaissances".

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     A qui incombe le financement de la formation DIF ?

     ... ou l'épineuse question  du financement...

     Les frais de formation correspondant aux droits ouverts au titre du DIF sont à la charge de l’employeur.

     Ils sont imputables sur la participation à la formation professionnelle continue (Art. L 6323-16 Code du Travail).

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    Que faire s'il n'y a plus de budget ?

    Il y a OBLIGATOIREMENT un budget disponible !

    En effet, la formation des salariés est réglée au titre de la formation continue. Toute entreprise avec au moins un salarié doit verser entre 0,55  à 1,60 % % de la masse salariale au titre de la Formation continue. Il s'agit d'une contribution au "pot commun" de la formation .

    L'entreprise a la possibilité de "récupérer" une partie de sa contribution en offrant une formation à ses salariés.

    L'entreprise s'acquitte des frais de formation  -y compris les frais de déplacement et d'hébergement- et ensuite en demande la prise en charge par l'établissement collecteur
    de la taxe "formation continue".


     Il s'agit donc, pour l'entreprise, d'une opération 'blanche' (ou presque) et totalement bénéfique :  
    • elle a aidé ses salariés à se former  (et par là même renforce leurs compétences et les fidélise)
    • elle ne débourse pour cette formation aucun denier supplémentaire (ou presque) !
    ________________________________________________

    Qui prend l'initiative du DIF?

    Le DIF est mis en place à l'initiative du salarié, en accord avec son employeur. 

    Le salarié doit formuler, par écrit, la demande de formation.

     Il doit :
    - mettre le manager dans le circuit d'acceptation
    - s'assurer que le service formation est informé.

    L'employeur a un mois pour notifier sa réponse. Dans tous les cas, l'absence de réponse vaut acceptation de la demande.



    12/05/2012

    Atelier Minimalisme et Documentation


    Savez-vous qu'une documentation "minimaliste" a 90 % plus de chances d'être lue et utilisée qu'une documentation traditionnelle...



    Vous êtes-vous demandé combien de pages est-ce que l'utilisateur de votre documentation doit parcourir avant de trouver la solution à son problème ?

     ...N'est-ce pas le moment de passer à l'optimisation de la documentation par le truchement du minimalisme ?


    Le succès du minimalisme
    Vous voulez en savoir plus sur le minimalisme? Jetez un oeil sur cet article What makes minimalism so popular today?


    Inscription
    Un dernier mot : ces ateliers seront entièrement en français (sauf à Liège Seraing) ! Une première en France !...  Pour tout complément d'information, pensez au contact direct avec l'équipe de formation.